Оплата служебных командировок и командировочные расходы

Оплата командировок и командировочные расходыИз статьи Вы узнаете:

1. Как оплатить работнику дни служебной командировки и рассчитать суточные.

2. В каком порядке возмещаются расходы на командировки.

3. Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете.

Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д. Подробнее о том, какие поездки сотрудников признаются служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы можете прочитать в предыдущей статье. Однако правильно оформить командировку – это только полдела: для бухгалтера особый интерес представляет «расходная» составляющая служебной командировки. Дело в том, что любая командировка неизбежно связана с дополнительными затратами, к которым относятся, например, расходы на проезд и проживание сотрудника в месте командирования. Кроме того, работнику за время командировки полагается оплата, рассчитанная в особом порядке. В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении.

 

Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:

  • оплата дней, проведенных в командировке;
  • суточные;
  • возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).

На основании приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов. Аванс может выдаваться как наличными из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника. По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: либо работнику возмещается перерасход, либо он вносит остаток неизрасходованного аванса.

Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы.

Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку. Однако все выплаты имеют свои особенности, связанные с порядком расчета, а также начисления НДФЛ и взносов. Поэтому подробнее остановимся на каждом виде выплат.

 

Оплата дней командировки

За рабочие дни, проведенные в служебной командировке, работнику начисляется средний заработок (п. 9  Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Средний заработок за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле:

СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком

где:

  • СЗ – средний заработок за рабочие дни командировки;
  • ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка, начисленные работнику в расчетном периоде (перечень этих выплат установлен п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы);
  • Дн рп – количество дней, отработанных в расчетном периоде;
  • Дн ком – количество рабочих дней, приходящихся на дни командировки.

В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки. Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки.

! Обратите внимание: Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно. Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ, п. 5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Подробнее об этом читайте в статье «Работа в выходные и праздники: как оформить и оплатить».

***

Пример расчета оплаты служебной командировки

ООО «Альфа» направила своего работника Иванова А. В. в служебную командировку с 8 по 14 февраля 2015, при этом 8 февраля (день выезда в командировку) и 14 февраля (день возвращения из командировки) приходятся на воскресенье и субботу, соответственно. В ООО «Альфа» установлена 5-тидневная рабочая неделя. В течение расчетного периода (с 1 февраля 2014 по 31 января 2015) Иванов А.В. был в отпуске с 4 по 17 августа 2014, а также на больничном с 8 по 12 декабря 2014, остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью. Иванову А.В. установлен оклад в размере 30 тыс. руб., дополнительных выплат в расчетном периоде не было.

  • Заработная плата за неполностью отработанные месяцы составила:
    • За август 2014 года: 15 714,29 руб. ( 30 000 руб. / 21 дн. х 11 дн. )
    • За декабрь 2014 года: 23 478,26 руб. ( 30 000 руб. / 23 дн. х 18 дн. )
  • Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка, за расчетный период составила:
    • 339 192,55 руб. (30 000 руб. х 10 мес. + 15 714,29 руб. + 23 478,26 руб.)
  • Количество дней, отработанных в расчетном периоде:
    • 230 дн. (245 – 10 – 5)
  • Средний заработок за рабочие дни командировки:
    • 7 373,75 руб. (339 192,55 руб. / 230 дн. х 5 дн.)
  • Оплата выходных дней, приходящихся на дни командировки (в двойном размере без предоставления отгула):
    • 6 315,79 руб. (30 000 руб. / 19 дн. х 2 х 2 дн.)
  • Итого оплата дней командировки:
    • 15 164,29 руб. (7 37,75 руб. + 6 315,79 руб.)

***

С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке, удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы.

 

Суточные

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ). Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно».

Конкретный размер (норму) суточных, выплачиваемых командированным работникам, каждый работодатель устанавливает самостоятельно в соответствующем локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках). Целесообразно отдельно прописать размер суточных для командировок по РФ и отдельно – для командировок за границу. При этом для загранкомандировок суточные выплачиваются:

  • за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;
  • за день въезда в РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда за пределы РФ и въезда подтверждается отметками о пересечении границы в загранпаспорте или по проездным документам (для стан СНГ).

! Обратите внимание: При направлении работника в однодневную командировку (когда день выезда в командировку и день возвращения совпадают) суточные:

  • не выплачиваются, если командировка осуществляется в пределах РФ (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
  • выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу, если командировка осуществляется за пределы РФ (п. 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

 

Возмещение расходов, связанных с командировкой

Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку, следующие расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как и в случае с суточными, порядок возмещения расходов, понесенных работником в командировке, необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Так, например, в локальном акте, регулирующем служебные командировки, можно прописать, что расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в сумме фактически понесенных затрат, но не более стоимости проезда транспортом определенного класса или категории (например, в салоне экономического класса в случае пользования самолетом). Таким образом, у работников не возникнет соблазна «пошиковать» в командировке за счет организации, а работодатель обезопасит себя от неоправданных расходов.

Для обоснования понесенных расходов работник по возвращении из командировки представляет авансовый отчет с подтверждающими документами. Такими документами могут служить, например:

  • для расходов на проезд: проездные билеты, распечатка электронного билета или посадочного талона (в случае покупки электронного билета); чеки ККТ (если использовались услуги такси); документы, подтверждающие использование личного транспорта сотрудника (если проезд в командировке осуществлялся на личном транспорте сотрудника) и т.д.;
  • для расходов по найму жилого помещения: чек ККТ и счет гостиницы; договор аренды квартиры (комнаты); договор с риэлтерским агентством (если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости, и т.д.
  • для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т.д.

В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя. Кроме того, работодатель может предусмотреть порядок возмещения расходов, понесенных в служебной командировке, по которым отсутствуют подтверждающие документы. Однако далеко не все  командировочные расходы, которые работодатель оплачивает сотрудникам, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами следующие расходы на служебные командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ):

  • на проезд до места назначения и обратно,
  • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
  • на провоз багажа,
  • расходы по найму жилого помещения,
  • расходы на оплату услуг связи,
  • сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта,
  • сборы за выдачу (получение) виз,
  • расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Как видите, этот перечень является закрытым. Таким образом, если работодатель возмещает сотруднику расходы, не поименованные в перечне, например, на парковку автомобиля в командировке, то с суммы этих расходов придется удержать НДФЛ и начислить взносы (Письмо Минфина России от 25.04.2013 № 03-04-06/14428, Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19).

Выплаты сотрудникам в возмещение указанных расходов на командировки освобождаются от НДФЛ и страховых взносов только при условии их документального подтверждения. Если подтверждающих документов нет, то расходы на проезд облагаются НДФЛ и взносами в полной сумме. Расходы по найму жилого помещения при отсутствии их документального подтверждения облагаются страховыми взносами целиком, а НДФЛ – в части, превышающей:

  • 700 руб. в день для командировок по РФ;
  • 2500 руб. в день для командировок за границу.

! Обратите внимание: В некоторых случаях расходы на проезд и проживание сотрудника в командировке при более детальном рассмотрении не признаются таковыми, и, соответственно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами:

  • расходы на питание, стоимость которого отдельно выделена в счете гостиницы (п. 1 Письма Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263);
  • расходы на проезд, если даты билетов и даты командировки не совпадают (например, если сотрудник использовал отпуск в месте командировки) (п. 2 Письма Минфина от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456).

 

Налоговый учет оплаты командировок и командировочных расходов

Для того чтобы расходы на служебные командировки сотрудников можно было учесть при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и УСН с объектом «доходы — расходы», такие расходы должны быть документально подтвержденными и экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документальное подтверждение командировочных расходов включает в себя: кадровые документы, которыми оформлена командировка, документы по учету рабочего времени и оплате труда, бухгалтерские справки (по расчету суточных), документы, подтверждающие расходы сотрудника в командировке. Экономически оправданными расходы признаются в том случае, если командировка осуществляется в рамках деятельности, направленной на получение дохода, что подтверждается целями командировки, установленными в приказе.

В целях расчета налога на прибыль, а также при УСН («доходы — расходы») расходы налогоплательщика, связанные со служебными командировками сотрудников, учитываются в следующем порядке:

  • В составе расходов на оплату труда (пп. 6 п. 1 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ) – оплата по среднему заработку за время командировки, а также оплата выходных дней в командировке;
  • В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) – следующие расходы на командировки:
    • суточные (в полной сумме, предусмотренной локальным нормативным актом);
    • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
    • наем жилого помещения, в том числе расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
    • оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
    • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Указанные расходы на командировки принимаются к налоговому учету для расчета налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета сотрудника, а при УСН:

  • на дату утверждения авансового отчета – если расходы оплачены за счет выданного работнику аванса;
  • на дату выплаты возмещения работнику — если расходы оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета.

 

Бухгалтерский учет оплаты командировок и командировочных расходов

Дебет счета

Кредит счета

Содержание операции

26 (08, 20, 25, 23, 44) – в зависимости от цели командировки и характера деятельности организации 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Командировочные расходы приняты к учету на дату утверждения авансового отчета (без НДС на ОСН, с НДС на УСН)
71 «Расчеты с подотчетными лицами» 50 (51) Выплачен аванс (возмещен перерасход по авансовому отчету) работнику на командировочные расходы
26 (08, 20, 25, 23, 44) 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Начислена работнику оплата дней, проведенных в командировке
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 50 (51) Выплачена заработная плата работнику

 

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

 

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ
  2. Налоговый кодекс РФ
  3. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749)
  4. Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утверждено Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922)
  5. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»
  6. Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
  7. Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19
  8. Письма Минфина России:
  • от 25.04.2013 № 03-04-06/14428
  • от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263
  • от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе Полезные сайты

 

К записи "Оплата служебных командировок и командировочные расходы" 17 комментариев
  1. Станислав:

    Ваши статьи и простота изложения дают возможность даже не очень сильному в бухучете владельцу малого предприятия правильно оформить документы. Большое Вам спасибо!!!
    Вы действительно оказываете реальную помощь малому бизнесу.

  2. Надежда:

    А разве для учета расходов по командировкам используется 71 счет, а не 73?

  3. Оксана:

    Подскажите, а если 25.11 уехал, а 26.11 на след.день вернулся-это сколько дней командировки: 1 или 2?

    • admin:

      Оксана, днем выезда в командировку является день отправления транспортного средства (автобуса, поезда, самолета и т.д.) от места постоянной работы сотрудника, а днем приезда – день прибытия транспортного средства. День отъезда в командировку (прибытия из командировки) определяется по времени отправления транспортного средства: до 24:00 часов включительно – текущие сутки, а после 00:00 часов – следующие сутки (абз. 2 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Подробнее о расчете срока командировки: статья «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно» http://buh-aktiv.ru/sluzhebnye-komandirovki-sotrudnikov-oformlyaem-pravilno/
      Таким образом, если сотрудник выехал в командировку 25.11, а приехал 26.11, то срок командировки составит 2 дня.

  4. Ирина:

    Спасибо огромное за статью. Объяснили все, что искала по сайтам. Объяснили доступно, просто и понятно. Спасибо за помощь.

  5. таня:

    Замечательная статья. Лаконично обо всем. Спасибо.

  6. Наталья:

    Спасибо большое. Все грамотно, доступно и просто.

  7. Елена:

    Добрый день! При отсутствии бензина в организации ездила в командировку личным транспортом, чеки на бензин не предъявила, оплату гостиницы не предъявила, так уехали ночью 21-го, приехали рано утром 22-го. То есть, кроме акта проверки, приказа на командировку и служебного задания, подписанного начальником отдела, у меня нет. Должны мне возместить суточные и ночлег в сумме 30 руб (без подтверждения)? Спасибо.

    • Марина Баландина:

      Елена, добрый день.
      При отсутствии документов, подтверждающих фактический срок командировки (путевой лист, чеки и т.д), суточные Вам должны возместить в соответствии со сроком командировки по приказу (подразумеваем, что цель командировки достигнута). Если по приказу командировка с 21 по 22, то суточные положены за два дня в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом организации (положением о командировках и т.д.). Если фактический срок командировки отличается от установленного в приказе, то, скорее всего, потребуются дополнительные подтверждающие документы (служебная записка, письмо принимающей стороны и т.д.) – но это все по решению руководства.
      Что касается возмещения неподтвержденных расходов – если в локальном нормативном акте Вашей организации установлен порядок возмещения таких расходов и размер, то Вам их должны возместить, если нет – по решению руководства.

  8. Надежда:

    Добрый день!Командировка за границу.Аванс в рублях.Справки о покупки валюты нет.Делаю расчет на дату утверждения отчета после командировки.Суточные больше 2500,00 рублей.Приведите,пожалуйста пример расчета НДФЛ. Спасибо.

  9. Александр:

    Добрый день. Подскажите у меня была окладная система оплаты труда, я был в командировках и мне платили суточные, потом перевели на сдельную и я так же езжу в командировки и суточные отказываются платить говорят, что это из-за того что у меня сменилась система оплаты и мне не нужно из-за этого платить суточные.Правильно ли это?

  10. Антон Верхоланцев:

    Я нахожусь во второй подряд командировке, из первой вернулся ночью с субботы на воскресенье во 2 часу, и в 6часов утра в воскресение улетел во вторую командировку, отчитаться в течение 3 рабочих дней не могу физически т.к. нахожусь в другом городе. Бухгалтерия шантажирует тем, что не оплатит расходы, нужно было отчитаться и передать документы. Правомерно ли это? И что мне делать?

  11. Эля:

    Добрый день! Хотела проконсультироваться у Вас по нюансам оформления АО в 1С. В форме предусмотрены окошки «количество прилагаемых документов» и «на скольких листах». Здесь мы считаем прилагаемые чеки, билеты и т.д. Вопрос: ПРИКАЗ на командировку здесь нужно посчитать в качестве прилагаемого документа?
    Заранее благодарна..

  12. Дина:

    Что делать? Мне отказываются возмещать расходы по найму жилого помещения.

  13. Елена:

    Добрый день. Работник принят на работу 03.10.2016г. И сразу отправлен в командировку по сегодняшнее число. Как правильно расчитать командировочные? С уважением Елена.

  14. Сергей:

    Добрый день. Может ли работодатель отказать в возмещении затрат понесенных мной на транспортные расходы, если проезд был совершен на маршрутном такси по межгороду? Перевозчик выдал на руки проездной талон с круглой печатью, с указанными реквизитами ИП, росписью, номером посадочного места и стоимостью проезда. Обьясняют, что проезд на такси не оплачивается. Нигде в билете нет слово такси. На сколько я могу предположить налоговая тоже не требует предоставление лицензий каких-либо перевозчиков для подтверждения факта проезда по каждому проездному билету. Спасибо заранее.

Оставить свой комментарий

Поиск
Бухгалтерский актив в Twitter — Присоединяйтесь!
Бухгалтерский актив в Google+

Посетите наши страницы в социальных сетях!

Google Plus.      Twitter.      RSS.
Вверх
© 2017    Копирование материалов сайта разрешено только при наличии активной ссылки   //    Войти