Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

Из статьи Вы узнаете:

1. Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

 

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности. Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику. А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

 

Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля

В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

— компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце. Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться. Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:

 

1. Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы. Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

 

2. Должностная инструкция сотрудника.

В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

 

3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору. Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

  • Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
  • Размер компенсации;
  • Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
  • Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

Скачать Образец соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях

 

4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

Скачать Образец приказа о возмещении расходов в связи с использованием личного транспорта

 

5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

  • информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
  • информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

  • чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
  • расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

 

Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов. А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

 

Законодательные  нормативные акты:

Трудовой кодекс РФ

Все Кодексы РФ опубликованы на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru/

К записи "Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику" 26 комментариев
  1. Добрый день.
    Хорошая статья спасибо.
    Но подскажите, я пока один в ООО, я учредитель и Директор, но не оформлен по Договору,не начисляю себе зарплату, поэтому не могу использовать доп. соглашение, как правильно оформить свой личный авто, что бы компенсировать себе бензин и ремонт?
    Спасибо.

    • Марина Баландина:

      Сергей Николаевич, добрый день.
      В Вашей ситуации, на мой взгляд, имеет смысл оформить использование личного автомобиля в хозяйственной деятельности организации через договор аренды, по которому арендатор — ООО, а арендодатель — Вы как физлицо. В этом случае у организации появится возможность учесть затраты на заправку и ремонт арендованного автомобиля. Однако появится также обязанность по удержанию и уплате НДФЛ с арендной платы. Подробнее об аренде имущества физлиц Вы можете прочитать в этой статье: http://buh-aktiv.ru/arenda-imushhestva-rabotnikov-i-drugih-fizicheskih-lits/

      • Спасибо за совет.
        Подскажите могу ли я установить символическую платку за аренду, например 1 рубль? т.к. мне важно покрыть расходы на ГСМ и ремонт, а не получить прибыль с аренды.
        Спасибо еще раз.

      • admin:

        Сергей Николаевич, пожалуйста.
        По поводу размера арендной платы: «Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды» (п. 1 ст. 614 ГК РФ). Таким образом, стороны договора вправе согласовать любой размер арендной платы.

  2. Дмитрий:

    Добрый день! мне оплачивают амортизацию за использование авто исходя из пробега 3.73р\км. а затраты на мойку , омывающею жидкость должны мне компенсироваться отдельно или работодатель включил их в 3.73\км????В договоре стоит ь просто компенсация- 3.73\км

    • admin:

      Дмитрий добрый день.
      Если в соглашении отдельно не прописан порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, то, скорее всего, они включены в общую сумму компенсации. Но этот вопрос лучше уточнить у Вашего работодателя (бухгалтера).

  3. Елена:

    Здравствуйте!»Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:
    информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
    информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.» Получается, что сотрудник получающий компенсацию должен каждый день описывать где он был?

    • admin:

      Елена, добрый день.
      Безопаснее (с налоговой точки зрения) делать именно так. Наличие документов, подтверждающих служебный характер поездок (маршрут), а также количество дней, в течение которых автомобиль использовался сотрудником при выполнении служебных обязанностей является основанием для освобождения сумм компенсации от НДФЛ, страховых взносов, а также для включения компенсации в налоговые расходы (см., например, Письмо Минфина РФ от 27.02.2013 г. N 03-04-06/5600, Письмо Минфина РФ от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, Письмо Минтруда РФ от 26.02.2014 N 17-3/В-92).

  4. Анатолий!:

    Доброго времени суток! Будет ли требоваться мед освидетельствование ?!

    • Марина Баландина:

      Анатолий, добрый день. Если работник не является водителем по должности, для начисления и выплаты ему компенсации за использование личного транспорта прохождение обязательного предрейсового медицинского осмотра не требуется.

      • Денис:

        Внимательнее изучите закон о бдд фз- #196. И статью 57 ТКРФ. Профессия водитель связана с опасными и вредными всловиями труда т.е. есть ограничения!!. В фз-196 о бдд под водителем транспортных средств понимается не должность , а работа по управлению тс по профессии водитель (механизатор)

  5. Александр:

    Добрый день
    Возможно ли оформить компенсацию сотруднику (Хозяину т/с) если на авто будет ездить другой сотрудник?

  6. Елена:

    Здравствуйте!
    Мой вопрос: можно ли применить Постановление 92 от 08 февраля 2002 для председателя снт для поездок в налоговые, энергоснабжающие и т.п.организации?
    Спасибо.
    Елена

    • Марина Баландина:

      Елена, добрый день.
      СНТ, как и коммерческие организации, при определении расходов на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в целях налогообложения прибыли (УСН) должны руководствоваться нормами, установленными Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. N 92.

  7. Юлия:

    Здравствуйте! Работаю бухгалтером в бюджетной организации, директор хочет оформить с сотрудником договор аренды автомобиля чтобы ему полностью оплачивались ГСМ, ремонт, амортизацию и прочие расходы. Работник числится зам.директором по АХЧ и водителем (автомобиль списываем). Реально ли это?

    • Марина Баландина:

      Юлия, добрый день.
      Законодательство не содержит запрет на заключение договора аренды имущества (автомобиля) между юридическим лицом-работодателем и физическим лицом-работником. При этом все расходы, связанные с содержанием и эксплуатацией арендованного автомобиля по умолчанию несет арендатор (ст. 646 ГК РФ). Подробнее о порядке оформления договора аренды личного имущества работника Вы можете прочитать в статье http://buh-aktiv.ru/arenda-imushhestva-rabotnikov-i-drugih-fizicheskih-lits/

  8. Маргарита:

    Приказ о назначении компенсации за использование личного автомобиля надо издавать каждый год новый? Ведь если в приказе не указана дата «ДО», то он автоматически пролангируется и на следующий год, если конечно не изменяется норма выплаты по законодательству. Правильно я понимаю?

    • Марина Баландина:

      Маргарита, добрый день.
      Если никаких изменений в порядке расчета и выплаты компенсации за использование личного автомобиля, а также в других данных, содержащихся в приказе (сведения о работнике, об автомобиле и т.д.) не было, то издавать новый приказ нет необходимости. Законодательство не содержит требования об обязательном ежегодном «переиздании» приказов на выплату компенсаций за использование личного имущества в служебных целях.

  9. алексей:

    здравствуйте, подскажите если в служебных целях используется внедорожник сотрудника (необходимость во внедорожнике)то по какой категории категории он проходит, легковой? или особая категория.
    спасибо.

    • Марина Баландина:

      Алексей, тип транспортного средства («легковой», «грузовой») обычно указывается в ПТС. Поэтому необходимо у сотрудника запросить копию ПТС на используемый внедорожник.

  10. Светлана:

    Здравствуйте! У нашего сотрудника (собственника) три грузовые машины (камазы, трактор), которые использует организация. Организация (ООО) занимается металлоломом. Этими машинами управляют разные работники: ком.директор (собственник этих а/м), директор по развитию и водитель. Оформлена компенсация за использование личного имущества по всем трем грузовым машинам на сотрудника-собственника. Расходы на ГСМ и обслуживание а/т лежат на организации, это документально подтверждено. НДФЛ на данные компенсации не начислялся и не выплачивался. Выплаченная компенсация учитывалась налоговым расходом при расчете налога на прибыль. Правомерно ли это?

  11. Николай:

    Добрый день, при компенсации за использование автомобиля, можно использовать топливную карты организации?

  12. Олег:

    Здравствуйте подскажите я инвалид третьей группы на работу передвигаюсь в основном на своей машине какие компенсации для меня может предоставить организация.

  13. Раисат:

    Здравствуйте. Я руководитель могу ли использовать личный транспорт мужа, совместно нажетое имущество для получения компенсации. В месяц 2400 при представление путевых листов.И как правильно можно это оформить.

  14. Алексей:

    Добрый день. Работаю начальником службы безопасности в совхозе. И приходится много разъезжать по полям и объектам предприятия. удалённость полей приличная, за день бывает проезжаю 145 км. Не считая растояния от дома до места работы. Выполняю свои обязанности исклительно на своём авто,так как служебный не дают. как мне поступить чтобы производили компенсацию ГСМ. Директор отказывается компенсировать , ссылается на мой достойный оклад.

Оставить свой комментарий

Поиск
Бухгалтерский актив в Twitter — Присоединяйтесь!
Бухгалтерский актив в Google+

Посетите наши страницы в социальных сетях!

Google Plus.      Twitter.      RSS.
Вверх
© 2017    Копирование материалов сайта разрешено только при наличии активной ссылки   //    Войти