Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

Из статьи Вы узнаете:

1. Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

 

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности. Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику. А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

 

Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля

В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

— компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце. Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться. Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:

 

1. Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы. Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

 

2. Должностная инструкция сотрудника.

В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

 

3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору. Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

  • Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
  • Размер компенсации;
  • Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
  • Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

Скачать Образец соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях

 

4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

Скачать Образец приказа о возмещении расходов в связи с использованием личного транспорта

 

5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

  • информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
  • информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

  • чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
  • расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

 

Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов. А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

 

Законодательные  нормативные акты:

Трудовой кодекс РФ

Все Кодексы РФ опубликованы на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru/

К записи "Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику" 25 комментариев
  1. Добрый день.
    Хорошая статья спасибо.
    Но подскажите, я пока один в ООО, я учредитель и Директор, но не оформлен по Договору,не начисляю себе зарплату, поэтому не могу использовать доп. соглашение, как правильно оформить свой личный авто, что бы компенсировать себе бензин и ремонт?
    Спасибо.

    • Марина Баландина:

      Сергей Николаевич, добрый день.
      В Вашей ситуации, на мой взгляд, имеет смысл оформить использование личного автомобиля в хозяйственной деятельности организации через договор аренды, по которому арендатор — ООО, а арендодатель — Вы как физлицо. В этом случае у организации появится возможность учесть затраты на заправку и ремонт арендованного автомобиля. Однако появится также обязанность по удержанию и уплате НДФЛ с арендной платы. Подробнее об аренде имущества физлиц Вы можете прочитать в этой статье: http://buh-aktiv.ru/arenda-imushhestva-rabotnikov-i-drugih-fizicheskih-lits/

      • Спасибо за совет.
        Подскажите могу ли я установить символическую платку за аренду, например 1 рубль? т.к. мне важно покрыть расходы на ГСМ и ремонт, а не получить прибыль с аренды.
        Спасибо еще раз.

      • admin:

        Сергей Николаевич, пожалуйста.
        По поводу размера арендной платы: «Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды» (п. 1 ст. 614 ГК РФ). Таким образом, стороны договора вправе согласовать любой размер арендной платы.

  2. Дмитрий:

    Добрый день! мне оплачивают амортизацию за использование авто исходя из пробега 3.73р\км. а затраты на мойку , омывающею жидкость должны мне компенсироваться отдельно или работодатель включил их в 3.73\км????В договоре стоит ь просто компенсация- 3.73\км

    • admin:

      Дмитрий добрый день.
      Если в соглашении отдельно не прописан порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, то, скорее всего, они включены в общую сумму компенсации. Но этот вопрос лучше уточнить у Вашего работодателя (бухгалтера).

  3. Елена:

    Здравствуйте!»Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:
    информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
    информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.» Получается, что сотрудник получающий компенсацию должен каждый день описывать где он был?

    • admin:

      Елена, добрый день.
      Безопаснее (с налоговой точки зрения) делать именно так. Наличие документов, подтверждающих служебный характер поездок (маршрут), а также количество дней, в течение которых автомобиль использовался сотрудником при выполнении служебных обязанностей является основанием для освобождения сумм компенсации от НДФЛ, страховых взносов, а также для включения компенсации в налоговые расходы (см., например, Письмо Минфина РФ от 27.02.2013 г. N 03-04-06/5600, Письмо Минфина РФ от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, Письмо Минтруда РФ от 26.02.2014 N 17-3/В-92).

  4. Анатолий!:

    Доброго времени суток! Будет ли требоваться мед освидетельствование ?!

    • Марина Баландина:

      Анатолий, добрый день. Если работник не является водителем по должности, для начисления и выплаты ему компенсации за использование личного транспорта прохождение обязательного предрейсового медицинского осмотра не требуется.

      • Денис:

        Внимательнее изучите закон о бдд фз- #196. И статью 57 ТКРФ. Профессия водитель связана с опасными и вредными всловиями труда т.е. есть ограничения!!. В фз-196 о бдд под водителем транспортных средств понимается не должность , а работа по управлению тс по профессии водитель (механизатор)

  5. Александр:

    Добрый день
    Возможно ли оформить компенсацию сотруднику (Хозяину т/с) если на авто будет ездить другой сотрудник?

  6. Елена:

    Здравствуйте!
    Мой вопрос: можно ли применить Постановление 92 от 08 февраля 2002 для председателя снт для поездок в налоговые, энергоснабжающие и т.п.организации?
    Спасибо.
    Елена

    • Марина Баландина:

      Елена, добрый день.
      СНТ, как и коммерческие организации, при определении расходов на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в целях налогообложения прибыли (УСН) должны руководствоваться нормами, установленными Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. N 92.

  7. Юлия:

    Здравствуйте! Работаю бухгалтером в бюджетной организации, директор хочет оформить с сотрудником договор аренды автомобиля чтобы ему полностью оплачивались ГСМ, ремонт, амортизацию и прочие расходы. Работник числится зам.директором по АХЧ и водителем (автомобиль списываем). Реально ли это?

    • Марина Баландина:

      Юлия, добрый день.
      Законодательство не содержит запрет на заключение договора аренды имущества (автомобиля) между юридическим лицом-работодателем и физическим лицом-работником. При этом все расходы, связанные с содержанием и эксплуатацией арендованного автомобиля по умолчанию несет арендатор (ст. 646 ГК РФ). Подробнее о порядке оформления договора аренды личного имущества работника Вы можете прочитать в статье http://buh-aktiv.ru/arenda-imushhestva-rabotnikov-i-drugih-fizicheskih-lits/

  8. Маргарита:

    Приказ о назначении компенсации за использование личного автомобиля надо издавать каждый год новый? Ведь если в приказе не указана дата «ДО», то он автоматически пролангируется и на следующий год, если конечно не изменяется норма выплаты по законодательству. Правильно я понимаю?

    • Марина Баландина:

      Маргарита, добрый день.
      Если никаких изменений в порядке расчета и выплаты компенсации за использование личного автомобиля, а также в других данных, содержащихся в приказе (сведения о работнике, об автомобиле и т.д.) не было, то издавать новый приказ нет необходимости. Законодательство не содержит требования об обязательном ежегодном «переиздании» приказов на выплату компенсаций за использование личного имущества в служебных целях.

  9. алексей:

    здравствуйте, подскажите если в служебных целях используется внедорожник сотрудника (необходимость во внедорожнике)то по какой категории категории он проходит, легковой? или особая категория.
    спасибо.

    • Марина Баландина:

      Алексей, тип транспортного средства («легковой», «грузовой») обычно указывается в ПТС. Поэтому необходимо у сотрудника запросить копию ПТС на используемый внедорожник.

  10. Светлана:

    Здравствуйте! У нашего сотрудника (собственника) три грузовые машины (камазы, трактор), которые использует организация. Организация (ООО) занимается металлоломом. Этими машинами управляют разные работники: ком.директор (собственник этих а/м), директор по развитию и водитель. Оформлена компенсация за использование личного имущества по всем трем грузовым машинам на сотрудника-собственника. Расходы на ГСМ и обслуживание а/т лежат на организации, это документально подтверждено. НДФЛ на данные компенсации не начислялся и не выплачивался. Выплаченная компенсация учитывалась налоговым расходом при расчете налога на прибыль. Правомерно ли это?

  11. Николай:

    Добрый день, при компенсации за использование автомобиля, можно использовать топливную карты организации?

  12. Олег:

    Здравствуйте подскажите я инвалид третьей группы на работу передвигаюсь в основном на своей машине какие компенсации для меня может предоставить организация.

  13. Раисат:

    Здравствуйте. Я руководитель могу ли использовать личный транспорт мужа, совместно нажетое имущество для получения компенсации. В месяц 2400 при представление путевых листов.И как правильно можно это оформить.

Оставить свой комментарий

Поиск
Статья 6-НДФЛ!  
Бухгалтерский актив в Twitter — Присоединяйтесь!
Бухгалтерский актив в Google+
«Бизнес Пак» — самая лучшая программа для печати документов.

Посетите наши страницы в социальных сетях!

Google Plus.      Twitter.      RSS.
Вверх
© 2017    Копирование материалов сайта разрешено только при наличии активной ссылки   //    Войти