Рекомендации по прохождению выездной проверки ФСС и ПФРИз статьи Вы узнаете:

1. Каковы критерии отбора страхователей для проведения выездных проверок внебюджетными фондами.

2. Как подготовиться к выездной проверке ФСС и ПФР.

3. Как выстроить оптимальное взаимодействие с проверяющими.  

3. Какие документы запрашивают инспекторы в ходе проверки и как их лучше подготовить.

 

В предыдущей статье я рассказала, какие проверки устраивают страхователям внебюджетные фонды и каков порядок их проведения с точки зрения законодательства. Однако на практике то, что в законе так подробно и сложно описано, происходит несколько по-другому. Например, законодательством на проведение выездной проверки ФСС и ПФР отводится целых 2 месяца (не считая приостановлений), а у меня, как и в большинстве случаев, проверка проходила фактически меньше недели. В этой статье я поделюсь своим опытом прохождения выездной проверки ФСС и ПФР и дам практические рекомендации, как себя лучше вести с проверяющими и на что обратить внимание при подготовке документов.

Небольшое уточнение, чтобы сэкономить Ваше время: если уведомление о предстоящей проверке Вы уже получили и теперь вплотную занялись подготовкой к ней, предлагаю сразу перейти ко второй части статьи – практическим советам по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР. Ну а если уведомления пока нет, и Вы хотите оценить вероятность проведения проверки, чтобы подготовиться к ней заранее, — рекомендую читать по порядку.

 

Как определить вероятность проведения выездной проверки ФСС и ПФР

Как же определить, грозит ли Вам в ближайшем будущем выездная проверка ФСС и ПФР? Для этого воспользуемся критериями отбора плательщиков страховых взносов для проведения выездных проверок, которые установлены в письме  ПФР № ТМ-30-24/13848, ФСС РФ № 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010. Несмотря на то, что письмо это от 2010 года, более поздних разъяснений не было, поэтому, судя по всему, и в настоящее время ФСС и ПФР руководствуются им. В соответствии с письмом ФСС и ПФР, критерии отбора страхователей для проверок следующие:

  1. Количество расчетов за 9 месяцев предшествующего года, предоставленных в ПФР и ФСС, не совпадает.
  2. Страхователь осуществляет расходы на обязательное социальное страхование за счет средств ФСС (пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка и т.д.).
  3. Несвоевременное предоставление сведений индивидуального персонифицированного учета (формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-2). Это касается периодов до 2014 года, так как начиная с 2014 года форма отчета РСВ-1 включает сведения персучета.
  4. Наличие у страхователя значительных сумм выплат в пользу работников, не облагаемых страховыми взносами (например, суммы компенсаций за использование личного имущества сотрудников в служебных целях, суммы материальной помощи в установленных законодательством пределах т. д.).
  5. Применение пониженных тарифов страховых взносов. Подробнее о применении пониженных тарифов можно прочитать здесь.
  6. Наличие ошибок и несоответствий по результатам проведения камеральных проверок.
  7. Наличие задолженности по страховым взносам в течение более двух периодов подряд.
  8. Отнесение страхователя к числу крупнейших плательщиков, для которых характерны наибольшая сумма облагаемой базы, наибольшее количество застрахованных лиц или среднесписочная численность работников.
  9. Уменьшение сумм начисленных взносов по сравнению с предыдущими периодами без изменения численности работников.
  10. Наличие информации от налоговых органов о проведении страхователем различных схем минимизации налогов и взносов.

Таким образом, чем большему количеству критериев соответствует Ваша организация или ИП, тем вероятность проведения проверки выше.

 

Мой опыт и рекомендации по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР

А теперь, как и обещала, я расскажу про свой опыт прохождения выездной проверки ФСС и ПФР (кстати, успешный) и дам практические советы. Прежде всего, наша организация стала объектом проверки не случайно, а так как соответствовала сразу нескольким критерием отбора страхователей для проверок:

  • Применение пониженных тарифов страховых взносов (организация осуществляет деятельность в области информационных технологий);
  • Большие суммы возмещения расходов на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством из ФСС (в основном за счет отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет);
  • Наличие выплат работникам, которые не входят в базу для начисления страховых взносов (компенсации за использование личного автотранспорта, материальная помощь при рождении ребенка).

Проверка проходила в декабре 2013 года, соответственно, проверялись периоды 2010, 2011 и 2012 годы. Примерно за две недели до начала проверки позвонила представитель ПФР и предупредила, что наша организация значится в плане выездных проверок, сказала, когда начнется проверка, какие документы (в общем) нужно подготовить, сообщила свои координаты, а также озвучила состав комиссии: по одному представителю от ФСС, ПФР и из налоговой (так как применялись пониженные тарифы). Позже, примерно дня через три, позвонил представитель ФСС и также сообщил о предстоящей проверке. Больше никаких уведомлений (по почте, факсом, по электронной почте и т.д.) в наш адрес не поступало.

В телефонном разговоре инспекторы ПФР и ФСС уточнили адрес, на который им выезжать для проверки (у нас этот адрес не совпадал с юридическим). Кстати, проверяющим, как оказалось, абсолютно все равно, по какому адресу организация предоставит им помещение для проведения проверки: по юридическому или по какому-то другому.

 

Лучше, если выездная проверка ФСС и ПФР будет проходить на Вашей территории, а не на территории проверяющих, по следующим причинам:

  • Обеспечение сохранности документов. Оригиналы документов проверяющие не имеют права изымать или выносить за пределы помещения страхователя. Однако если проверка проходит на их территории, органы ФСС и ПФР могут запрашивать оригиналы  документов для ознакомления, то есть часть документов придется отвозить, затем возвращать и постоянно контролировать, чтобы при перевозке документы не потерялись или не испортились. Поэтому, когда проверка проходит на Вашей территории, можете быть уверены, что все документы находятся в целости и сохранности, так как ни Вы, ни проверяющие не будут их выносить.
  • Экономия времени и материальных ресурсов. Если проверка проходит на Вашей территории, то отпадает необходимость тратить время на поездки в ФСС и ПФР по их запросам (для предоставления документов, дачи пояснений и т.д.). Кроме того, все документы Вы можете предоставить проверяющим в оригиналах, то есть сэкономить свое время и ресурсы на подготовку копий документов и составлений описей к ним. Правда, проверяющие все-таки могут запросить копии отдельных документов для того, чтобы приложить к материалам проверки, но это гораздо меньше, чем копии со всех проверяемых документов.
  • Возможность подробнее узнать, что от Вас требуется, и избежать лишних вопросов со стороны проверяющих. Я приведу пример: инспектор ФСС запросил у меня «основание применения пониженных тарифов нашей организацией», при этом все документы, подтверждающие наше соответствие установленным в законе критериям (средняя численность работников, доля доходов от ИТ-деятельности, выписка из реестра аккредитованных организаций) были предоставлены в первый же день проверки. Не сразу я поняла, что же от меня требуется, думаю, и сам инспектор это не сразу понял. В итоге я принесла распечатку статьи 58 закона № 212-ФЗ, в которой перечислены категории страхователей, имеющие право применять пониженные тарифы страховых взносов. Вы не поверите, но это вполне устроило инспектора. Если бы проверка проходила на территории проверяющих, сложно представить, сколько времени и сил ушло бы на урегулирование этого вопроса.
  • Личный контакт. Как ни банально звучит, но инспекторы тоже люди, и если проверка проходит на Вашей территории, у Вас есть возможность установить с ними личный контакт и постараться расположить к себе. Однако для того, чтобы личный контакт с проверяющими был на пользу Вам, а не во вред, нужно придерживаться определенных правил общения с проверяющими.

 

Общайтесь с проверяющими, придерживаясь определенных правил:

  • Прежде всего, настройтесь психологически и запомните всего лишь две вещи: 1. У Вас в организации все только «белое», 2. Вы грамотный специалист, знающий свое дело. Постоянно держите в голове эти утверждения: на время проверки это истина, в которую Вы должны верить всей душой, независимо от того, как реально обстоят дела. При этом и вести себя нужно соответственно, уверенно, спокойно, достойно. Это очень важно, потому что проверяющие, особенно со стажем, отличные психологи, они сразу видят, когда человек нервничает или пытается хитрить. Поэтому чтобы Вам поверили, Вы сами должны твердо верить в свою правоту.
  • Создайте проверяющим комфортные условия. Лучше, если они будут находиться в отдельном кабинете: и им спокойнее да и Вам. Можно ненавязчиво поставить у них в кабинете чайник, чай, что-то к чаю, показать, где налить воды и т.д. Некоторые думают, что если проверяющим будет некомфортно, то они захотят уйти и побыстрее закончить проверку. Поверьте мне, это не так. Быстрее, чем запланировано, проверка все равно не закончится, а вот то, что инспекторы не захотят долго находится на Вашей территории, это скорее минус (см. совет №1): они вправе затребовать копии необходимых документов, вызывать Вас к себе для дачи пояснений – а это дополнительное время и ресурсы. И, кстати, то, что инспектор находится на вашей территории, вовсе не означает, что он занят проверкой. У нас, например, последние два дня из пяти, один из проверяющих смотрел футбол у себя на ноутбуке. Ну что ж, нам не жалко, а человеку приятно. Так что, лучше потесните своих работников, но не проверяющих.
  • Соблюдайте дистанцию в общении с проверяющими. Предлагая чай, кофе, воду и другие удобства, делайте это подчеркнуто вежливо, из приличия, а не из желания подкупить. Ни в коем случае не нужно быть слишком назойливыми, постоянно интересоваться «не нужно ли чего?» или предлагать какие-то угощения, тем более спиртные напитки. Все это только вызовет подозрения и раздражение со стороны инспекторов, потому что, во-первых, хоть проверка и совместная, но они представители разных структур и друг перед другом будут «держать планку», а во-вторых, и в-главных, они находятся при исполнении служебного задания, цель которого – выявить нарушения с Вашей стороны, если таковые имеются.
  • Отстаивайте свое мнение. Если проверяющие указывают Вам на ошибки, по их мнению, не соглашайтесь и не пытайтесь все сходу объяснить. Лучше скажите, что Вам нужно какое-то время, чтобы все обдумать и подготовить ответ. За это время соберите необходимые аргументы и подтверждения своей правоты. Даже если Вы понимаете, что нарушение есть, это не повод отчаиваться, наоборот, нужно собраться и, во-первых, понять, чем это может грозить, а во-вторых, попытаться исправить. Например, у вас отсутствует лист временной нетрудоспособности, в этом случае нужно обратиться в мед. учреждение, чтобы выдали дубликат, а проверяющим предоставить пояснительную записку, почему отсутствует документ, и копию запроса на получение дубликата, как подтверждение того, что Вы приняли меры. Или, как было в моем случае. Проверяющие упорно настаивали, что взносами не облагаются только компенсация работникам за использование личного автомобиля, который принадлежит на праве собственности, если же автомобиль управляется по доверенности, то такие выплаты должны входить в базу. Однако я нашла и распечатала выдержки из ГК РФ, из которых следует, что имущество может принадлежать не только на праве собственности, но и на праве пользования и распоряжения. А так как определение «личного имущества» законодательно не конкретизируется, значит, под это определение попадает и имущество, используемое по доверенности. В итоге проверяющие приняли мою позицию, тем более, что все необходимые документы по выплате компенсаций были в наличии.
  • Помните, что как бы ни повели себя проверяющие, у Вас с ними интересы противоположные, просто будьте максимально дипломатичными и держите ухо востро. В моем случае я изначально действовала согласно первым трем правилам и проверяющие придерживались такого же стиля общения, ничего личного. В итоге нарушений у нас не нашли, правда нашли неуплаченную сумму пеней по взносам в ФСС за 2011 год, в общей сложности не больше 10 рублей, которую мы оплатили и разошлись с миром. Однако я знаю случай, когда проверяющие сами выбрали полуформальный стиль общения, вроде такие добрейшие люди, абсолютно позитивно настроенные. Страхователь общался с ними в таком же ключе, вроде «нормальные ребята, понимающие». Инспекторы рассказывали про свою нелегкую жизнь, ну а страхователь про свои проблемы насущные, как бизнес нелегко поддерживать, какие налоги большие… И вроде ведь все понимали, сочувствовали, и на ошибки глаза закрывали, вот только в акте выездной проверки написали «Привлечь к ответственности» и штраф впаяли. Так что будьте бдительны.

 

Теперь, давайте поговорим о самом главном – о том, какие документы, запрашивают инспекторы ФСС и ПФР при выездной проверке. Как я уже говорила, в моем случае, в проверке участвовал еще и инспектор налоговой, у которого также был свой перечень требуемых документов. Ещё при уведомлении по телефону проверяющие озвучили примерный список документов, в который входили учредительные документы, внутренние нормативные акты по оплате труда, расчетные ведомости, кассовые и банковские документы, документы, подтверждающие расходы за счет ФСС за 3 года, подлежащие проверке, а также документы, подтверждающие применение пониженного тарифа. Когда же инспекторы пришли, они вручили требование о предоставлении документов, в котором были прописаны все возможные документы, прямо или косвенно касающиеся начисления и уплаты страховых взносов: учредительные, кадровые документы, бухгалтерские регистры, отчетность в фонды и различные подтверждающие документы. В этом требовании содержался перечень документов, которые проверяющие могли запросить, он скорее универсальный. По факту документы в ходе проверки предоставлялись по устным запросам инспекторов и объем их был меньше, чем в требовании.

Итак, какие документы предоставляла я в ходе выездной проверки ФСС и ПФР:

  • Документы, подтверждающие право применять пониженный тариф страховых взносов для организаций, осуществляющих деятельность в области информационных технологий: статистические формы ПМ за 9 месяцев каждого года, содержащие сведения о средней численности работников; выписка из реестра аккредитованных организаций, осуществляющих деятельность в области ИТ; Заявления о подтверждении основного вида экономической деятельности и справки-подтверждения за каждый год, где указана доля доходов от основного вида деятельности в области ИТ. Кроме того, налоговый инспектор запросил книги учета доходов и расходов по УСН, уведомление о возможности применения УСН, Сведения о среднесписочной численности работников, а также бухгалтерские регистры «анализ счета» по счетам 90, 91, 51, 50.
  • Учредительные документы и внутренние распорядительные документы по оплате труда (заверенные копии): устав, приказы о назначении директора и главного бухгалтера, положение об оплате труда, о премировании, о выплате материальной помощи, о разъездах (так как некоторые сотрудники получают надбавку за разъездной характер работы), штатное расписание со всеми редакциями.
  • Документы, подтверждающие расходы, произведенные за счет ФСС: больничные листы по временной нетрудоспособности с расчетами пособий, справки сотрудников с других мест работы для расчета пособий; больничные по беременности и родам с расчетами и подтверждающими документами; документы на выплату единовременного пособия при рождении ребенка, на предоставление отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет и выплату пособия.
  • Табели учета рабочего времени, приказы о премировании сотрудников (эти документы проверяющие быстро вернули обратно, скорее всего, их интересовал факт наличия документов без детальной проверки).
  • Авансовые отчеты, кассовые документы (кассовые книги, отчеты кассира-операциониста), банковские выписки (посмотрев на количество пачек с выписками, а их было порядка 36 штук, по одной толстой пачке за каждый месяц, инспекторы не стали брать их к себе в кабинет на проверку, а запросили карточку счета 51 в электронном виде).
  • Документы, подтверждающие выплаты работникам, не входящие в базу для расчета страховых взносов: приказы на выплату материальной помощи при рождении ребенка с заявлениями работников и копиями свидетельств о рождении детей, документы на выплату компенсаций за использование личного автотранспорта в служебных целях.
  • Договоры гражданско-правового характера с актами выполненных работ, договоры предоставления займа сотрудникам.
  • Своды заработной платы (по видам начислений в целом по организации) и расчетные ведомости (по видам начислений по каждому работнику) помесячно – эти документы я сформировала в 1С ЗУП.
  • Бухгалтерские регистры «карточка счета» по счетам 91, 73, 76, 51, 50 в электронном виде.
  • Отчеты в ФСС, в том числе промежуточные Расчеты 4-ФСС, отчеты в ПФР РСВ-1 и сведения персонифицированного учета.

Пожалуй, на этом список документов, которые я предоставляла в ходе выездной проверки ФСС и ПФР, закончен. Обращаю Ваше внимание на то, что документы требовались за весь проверяемый период, 2010-2012 годы. Какие-то документы проверяющие держали у себя дольше (например, расчетные ведомости по заработной плате, документы, подтверждающие расходы за счет ФСС), какие-то возвращали в этот же день (авансовые отчеты, кассовые документы).

 

И наконец, несколько рекомендаций, как подготовить документы к выездной проверке ФСС и ПФР:

  • Действуйте на опережение. Необходимо понимать, что инспекторы выходят на проверку с четким планом, основанном на предварительном анализе сданных Вами отчетов, на результатах предыдущих проверок и сведениях об организации в целом, собранным из различных источников. В этом плане определяются аспекты, по которым наиболее вероятно наличие существенных ошибок и нарушений в расчете и перечислении страховых взносов. Исходя из плана проверки формируется перечень запрашиваемых документов. Таким образом, Вы можете опередить события и подготовить заранее документы, которые с наибольшей вероятностью заинтересуют инспекторов. Например, если в организации были выплаты работникам, не облагаемые взносами, или выплачивались вознаграждения по договорам гражданско-правового характера, проверяющие наверняка запросят документы-основания этих выплат. Поэтому до начала проверки постарайтесь составить максимально полный и подробный перечень документов, которые нужно подготовить, чтобы избежать неожиданностей уже в ходе проверки.
  • Готовьте документы заранее. По составленному перечню определите документы, которые требуют значительных доработок или которые отсутствуют совсем. И в первую очередь займитесь подготовкой этих документов, чтобы не заниматься этим в процессе проверки. Я практически заново распечатывала расчетные ведомости, табели учета рабочего времени, а кадровик дорабатывал штатное расписание и изменения к нему.
  • Обращайте внимание на подписи. Во-первых, подписи главного бухгалтера и директора на документах должны соответствовать приказам о назначении этих должностных лиц. То есть если в 2011 году был один главный бухгалтер, а 2012 уже другой, то и подписи на документах за эти периоды должны быть разные. Особенно на это нужно обращать внимание, если документы распечатываются сразу за несколько периодов. Во-вторых, подписи должны присутствовать в документе, если это является обязательным реквизитом. Например, в кассовых документах, в авансовых отчетах, подписи директора и работника в приказах руководителя, в договорах и т.д. К слову, подлинность подписи инспекторы вряд ли станут проверять, а вот ее отсутствие вероятно заметят.
  • Предоставляйте документы к проверке в аккуратном и собранном виде. Встречают по одежке, поэтому свое впечатление, по крайней мере, перовое, инспекторы сформируют исходя из того, в каком виде предоставляются документы. Согласитесь, сваленные в хаотичном порядке груды «документов» наводят на определенные мысли по поводу состояния учета в целом и расчетов по страховым взносам в частности. Поэтому документы лучше скомпоновать по видам и по периодам, чтобы можно было без труда найти нужный документ. Сшивать документы или нет, это дело Ваше. Некоторые считают, что документы лучше сшить, чтобы у проверяющих не было возможности что-то прихватить с собой, хотя это и незаконно. Я документы не сшивала (за исключением выписок банка, кассовых документов и авансовых отчетов), а сложила в папки на кольцах, потому что, на мой взгляд, так гораздо удобнее просматривать документы и при необходимости делать копии. Кстати, пропажи документов после проверки замечено не было.
  • Ну и главная рекомендация – уберите все лишние документы перед проверкой. Внимательно пролистайте все папки с документами к проверке и оставьте только «белые»: проверяющим совсем необязательно видеть расчеты «серых» зарплат, если таковые имеются, Ваши черновики, пометки, закладки наподобие «не хватает приказа» или «заменить» и т.д.

 

Вот, пожалуй, все, что я хотела рассказать о своем опыте прохождения выездной проверки ФСС и ПФР, о взаимодействии с инспекторами и подготовке документов. Я постаралась изложить все как можно более подробно, чтобы не упустить важные детали. Надеюсь, статья Вас не утомила, а информация, представленная в ней, окажется полезной Вам.

 

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!