Дистанционные сотрудникиИз статьи Вы узнаете:

ТОП-6 сложностей, если в штате есть дистанционные сотрудники:

  • организация документооборота
  • определение налогового статуса
  • если работник проживает за границей
  • организация рабочего процесса
  • учет рабочего времени
  • особенности увольнения

 

Законно трудоустраивать дистанционных сотрудников работодатели получили право еще в апреле 2013 года, когда в ТК РФ появилась специальная глава 49.1. До этого момента «дистанционщики» трудились либо на условиях договоров ГПХ, что, ухудшало их положение по сравнению с другими работниками, либо по нормам, регулирующим труд надомных работников, что по сути не корректно. Таким образом, вот уже почти пять лет труд дистанционных работников урегулирован на законодательном уровне. Однако до сих пор бухгалтеры и кадровики то и дело натыкаются на «подводные камни» дистанционного трудоустройства.

Прежде всего, внесем ясность в само понятие дистанционной работы и дистанционных сотрудников. Согласно ТК РФ, для дистанционной работы характерно наличие двух признаков (ст. 312.1 ТК РФ):

  1. Трудовая функция, закрепленная в трудовом договоре, выполняется вне места нахождения работодателя (в том числе его обособленного структурного подразделения, либо стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя).

В этом отличие дистанционной работы от, например, работы вахтовым методом, при которой работники осуществляют свои трудовые функции на подконтрольных работодателю объектах (ст. 297 ТК РФ).

  1. Работник выполняет свои трудовые обязанности, а также взаимодействует с работодателем посредством сети Интернет.

Таким образом, дистанционная работа не связана с производством (изготовлением) каких-либо объектов, имеющих материально-вещественную форму. В этом состоит главное отличие дистанционной работы от работы на дому (ст. 310 ТК РФ).

Дистанционными работниками признаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.

! Обратите внимание: Указание на дистанционный характер работы должно присутствовать как в трудовом договоре (ст. 312.2 ТК РФ), так и в приказе о приеме на работу. Например, в трудовой договор можно включить следующую формулировку: «Работник выполняет возложенную на него трудовую функцию вне места расположения работодателя (дистанционно)». В приказе о приеме на работу (форма № Т-1) в графу «Условия приема на работу, характер работы» следует внести запись «дистанционная работа».

Какие сложности чаще всего возникают у бухгалтера и кадровика при приеме дистанционных сотрудников?

 

«Сложность» №1: организация документооборота

В настоящее время доступны два варианта организации документооборота с дистанционными работниками. Причем выбрать тот вариант, который подходит именно Вам, желательно еще до принятия в штат дистанционных сотрудников.

  1. Обмен бумажными документами (с помощью Почты России, либо курьерской почты).

Очевидно, что такой вариант организации документооборота достаточно «неповоротлив»: всегда будет временной разрыв между отправкой документа и его получением адресатом. Кроме того, достаточно проблематично отследить наличие у работодателя всех необходимых документов с подписью сотрудника (какие- то документы в пути, какие-то высланы работнику на подпись, но не получены обратно и т.д.). И еще один существенный минус обмена документами с помощью почтовых отправлений – их дороговизна. Причем, чем больше дистанционных сотрудников в штате, тем ощутимее минусы бумажного документооборота.

  1. Обмен электронными документами.

Возможность обмениваться с дистанционными сотрудниками электронными документами закреплена в ТК РФ (ст. 312.1 ТК РФ). Плюсы такого варианта организации документооборота хорошо известны бухгалтерам, главный из них – оперативность. Кроме того, в случае с электронным документооборотом гораздо проще проконтролировать подписание нужных документов сотрудником. И по стоимости, как это ни странно, электронный документооборот обойдется дешевле. Стоимость изготовления ЭЦП для физлиц (сотрудников) в среднем составляет 1000 руб. в год, а у работодателя электронная подпись, скорее всего, и так имеется.

Если вы выбираете обмен электронными документами с дистанционными работниками, необходимо учесть следующие моменты:

  • Выбранный способ обмена документами, а также срок, в течение которого каждая из сторон трудового договора направляет подтверждение о получении электронного документа от другой стороны, следует прописать в трудовом договоре о дистанционной работе (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).
  • Для осуществления обмена электронными документами и работник, и работодатель должны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).
  • Электронный документ, заверенный УКЭП, приравнивается к бумажному документу, заверенному собственноручной подписью и печатью (если она требуется) (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Однако в некоторых случаях электронных документов не достаточно.
    На бумажных носителях по почте заказным письмом с уведомлением необходимо предоставлять следующие документы:

    • Экземпляр трудового договора, принадлежащий дистанционному работнику. Направляется работнику в течение трех дней с момента заключения трудового договора в электронном виде (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).
    • Нотариально заверенные копии документов, предъявляемых работником при приеме на работу (по требованию работодателя) (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).
    • Оригинал трудовой книжки. При этом если по соглашению сторон трудового договора сведения о дистанционной работе не вносятся в трудовую книжку работника, ее представление не требуется (ч. 6, 7 ст. 312.2 ТК РФ).
    • Оригиналы больничных листов и других документов, необходимых для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ч. 7 ст. 312.1 ТК РФ).
    • Заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с трудовой деятельностью дистанционного работника, которые работодатель обязан предоставить по заявлению работника в течение трех дней (если в заявлении указано получение таких копий на бумажных носителях) (ч. 8 ст. 312.1 ТК РФ).
    • Заверенная надлежащим образом копия приказа об увольнении работника. Направляется работнику в день увольнения (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ).

 

«Сложность» №2: определение налогового статуса для исчисления НДФЛ

Работодатель чаще всего не может отследить фактическое местоположение дистанционного работника, а в некоторых случаях связь с работником настолько минимальна, что у работодателя вообще нет уверенности в том, находится ли работник в России или за ее пределами. Таким образом, статус работника, от которого зависит ставка НДФЛ, также под вопросом.

Налоговым резидентом признается физическое лицо, фактически находящееся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ).

В том случае, если физическое лицо не является налоговым резидентом, его доходы облагаются по ставке 30%. Доходы резидента облагаются по ставке 13%. Таким образом, если дистанционный сотрудник фактически не является налоговым резидентом, а работодатель не учел это и удерживал с его заработной платы налог по ставке 13%, возникает недоимка по НДФЛ. Выявление такой недоимки налоговым органом грозит работодателю начислением пеней, а также штрафом в размере 20% от неудержанной суммы НДФЛ (ст. 75, 123 НК РФ).

Чтобы избежать налоговых последствий, работодателю следует запастись доказательствами того факта, что дистанционный работник является налоговым резидентом (или нерезидентом). Например, такими документами могут служить копия паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы, либо свидетельства о регистрации по месту временного пребывания. Кроме того, можно установить геолокацию на рабочий телефон сотрудника (с его ведома).

Еще более неоднозначная ситуация возникает с дистанционным работником, проживающим во время работы за границей. Дело в том, что заработная плата такого работника, полученная от российского работодателя, относится к доходам, полученным от источников за пределами РФ (пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ). При этом доходы нерезидента облагаются НДФЛ, только если они получены от источников в РФ (ст. 209 НК РФ). Следовательно, заработная плата, полученная работником-нерезидентом за период его нахождения за рубежом, НДФЛ не облагается (Письмо Минфина России от 12.05.2017 № 03-04-06/28634). Если работодатель все-таки удержал НДФЛ, то сумма налога будет признана излишне удержанной и должна быть возвращена работнику в порядке, установленном  п. 1 ст. 231 НК РФ.

Если же дистанционный работник является налоговым резидентом, то исчисление, декларирование и уплату НДФЛ с доходов от  источников за пределами РФ он должен производить самостоятельно по завершении налогового периода (пп. 3 п. 1 ст. 228 НК РФ).

! Обратите внимание.  Работодателю не следует удерживать НДФЛ с заработной платы дистанционного работника, начисленной за период его нахождения за границей, независимо от статуса работника.

 

«Сложность» №3: если работник проживает за границей

Официальная позиция Минтруда РФ на сегодняшний день такова, что работодатель не имеет права заключать трудовой договор о дистанционной работе с лицами, проживающими за пределами РФ (Письма Минтруда России от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245, от 07.08.2015 г. № 17-3/В-410). Как поясняет трудовое ведомство, работодатель не в силах обеспечить безопасные условия труда своим дистанционным работникам, работающим за границей, как того требует ТК РФ (ст. 312.3 ТК РФ), поскольку федеральные законы и иные нормативные правовые акты РФ, содержащие нормы трудового права, действуют только на территории нашей страны (ст. 13 ТК РФ). В связи с этим Минтруд рекомендует заключать не трудовые договоры, а договоры ГПХ с лицами, проживающими за пределами РФ.

Однако следует заметить, что в ТК РФ нет прямого запрета на заключение трудового договора с лицом, проживающим на территории иностранного государства. Кроме того, Минфин неоднократно давал разъяснения по поводу начисления НДФЛ и страховых взносов с оплаты труда таких работников (письма Минфина от 04.08. 2015 г. № 03-04-06/44849, № 03-04-06/44852 и т.д.). Таким образом, теоретически работодатель, принявший в штат дистанционных работников, может доказать свою правоту. Однако гораздо безопаснее исходить из официальной позиции Минтруда, поскольку именно это ведомство призвано давать разъяснения, касающиеся применения трудового законодательства.

 

«Сложность» №4: организация рабочего процесса.

Еще одна сложность, которая встает перед работодателем, принимающим в штат дистанционных работников, — как обеспечить такие условия труда, которые необходимы для выполнения возложенных на них трудовых функций. При этом необходимо решить два основных вопроса: где будут трудиться работники и при помощи каких средств.

  1. Место работы дистанционного сотрудника.

На самом деле, вариантов, где будет организовано рабочее место (а точнее место, оборудованное для работы) дистанционного работника, не так уж много:

  • На дому (наиболее распространенный вариант).
  • Аренда рабочего места для сотрудника в коворкинг-центрах.

Аренда работодателем офиса с организованными в нем рабочими местами, в отличие от аренды рабочего места в коворкинг-центре, влечет обязанность постановки на учет обособленного подразделения. Такой вывод следует из определения обособленного подразделения как территориально обособленного от организации подразделения, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места (на срок более одного месяца) (п. 2 ст. 11 НК РФ). Один из признаков, характеризующих рабочее место – его подконтрольность работодателю (ч. 6 ст. 209 ТК РФ). В случае с коворкинг-центром организованные в нем места для работы, не подконтрольны работодателю, поскольку у него нет прав по распоряжению, пользованию, владению помещением коворкинг-центра, а также имуществом, находящимся в нем. Следовательно, использование дистанционными работниками пространства коворкинг-центра не может расцениваться как создание обособленного подразделения.

! Обратите внимание. Важной особенностью организации труда дистанционных сотрудников (на дому или с использованием пространства ковркинг-центра) является отсутствие необходимости проведения специальной оценки условий труда (ч. 3 ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

  1. Имущество, необходимое дистанционному сотруднику для работы.

Работодателю необходимо решить, каким образом обеспечить дистанционного работника имуществом (оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами), необходимым для выполнения им трудовых обязанностей. Вариантов, как и в случае с помещением, всего два:

  • Работодатель предоставляет работнику необходимое имущество.

В этом случае в трудовом договоре о дистанционной работе необходимо установить порядок и сроки обеспечения работника имуществом (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

Пример. Трудовой договор может содержать следующую формулировку:

«Для выполнения работником возложенных на него трудовых функций работодатель предоставляет следующее имущество:

…

Указанное оборудование и программное обеспечение предоставляется работнику в течение 7 дней со дня заключения настоящего договора путем доставки по месту проживания.»

  • Работник использует принадлежащее ему (или арендованное) имущество.

В этом случае в трудовой договор необходимо включить условие о размере, порядке и сроках выплаты компенсации за использование дистанционным работником принадлежащих ему либо арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

Пример. В трудовом договоре можно прописать следующее:

«Для выполнения возложенных на него трудовых функций работник использует следующее личное имущество:

…

За использование указанного оборудования и программного обеспечения, принадлежащих работнику, работодатель выплачивает денежную компенсацию в размере  ___ руб. одновременно с выплатой заработной платы.»

Помимо компенсации (которая устанавливается в твердой сумме по соглашению сторон трудового договора) работодатель обязан возмещать работнику расходы, связанные с использованием личного имущества (на ремонт, обновление, приобретение комплектующих и расходных материалов, топлива и горюче-смазочных материалов и пр.). Такие расходы возмещаются в фактической сумме понесенных работником затрат на основании подтверждающих документов.

! Обратите внимание. Если в трудовом договоре указано, что работник использует для работы личное имущество, однако отсутствует письменное соглашение о выплате компенсации за использование такого имущества, это является административным правонарушением со стороны работодателя по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Работник вправе потребовать через суд возмещения затрат в соответствии со ст. 188 ТК РФ.

В соответствии с ТК РФ в трудовом договоре с дистанционным работником может содержаться дополнительное условие об обязанности работника использовать при выполнении им своих трудовых обязанностей оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ). Для чего может понадобиться такое условие? Например, если работник не исполнял свои трудовые обязанности в виду накладок с интернетом при использовании своего оборудования и не использовал оборудование, прописанное в договоре, к нему может быть применено дисциплинарное взыскание замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям (ст. 192 ТК РФ).

В случае если указанное выше условие включено в трудовой договор, на работодателя возлагается обязанность по ознакомлению работника с требованиями охраны труда при работе с рекомендованными или предоставленными ему средствами и оборудованием (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).

 

«Сложность» № 5: учет рабочего времени и оценка результатов работы

В большинстве случаев работодатель не может отследить в каждый конкретный момент времени, чем занят дистанционный сотрудник. Как же быть с учетом рабочего времени и начислением заработной платы? В зависимости от содержания трудовых обязанностей дистанционных сотрудников условно можно разделить на две группы: для которых важно время работы, для кого важен результат работы.

  1. Если для работодателя важно время, в течение которого дистанционный сотрудник выполняет свои трудовые обязанности, в трудовом договоре необходимо прописать режим рабочего времени и времени отдыха. Такой режим может совпадать с режимом работы сотрудников головной организации, а может не совпадать. Кроме того, в трудовом договоре можно предусмотреть временной интервал, в течение которого работник должен быть на связи (по интернету, телефону).

! Обратите внимание. Если в трудовом договоре с дистанционным сотрудником не прописан режим рабочего времени и времени отдыха, работник вправе установить его по своему усмотрению (ч. 1 ст. 312.4). В этом случае работодателю не удастся привлечь работника к ответственности, за то, что он, например, не выходил на связь в определенное время.

Если же в договоре установлен конкретный режим работы и отдыха, то в случае привлечения дистанционного работника к работе в его выходной день или к сверхурочной работе работодатель должен соблюдать положения ст. 99 и 113 ТК РФ.

  1. В том случае, когда для работодателя важен результат работы дистанционного сотрудника, а не время работы, в трудовом договоре можно не прописывать режим рабочего времени. Однако целесообразно закрепить в договоре порядок и сроки предоставления работником отчетов о выполненной работе (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

Пример. В договоре может присутствовать такая формулировка:

«Работник обязан ежедневно не позднее 19.00 (по мск) предоставлять работодателю отчет о количестве совершенных звонков потенциальным клиентам и результатах переговоров за текущий рабочий день. Форма отчета установлена приложением 1 к настоящему договору.»

Совет. Все работники подчиняются правилам внутреннего трудового распорядка (ст. 15 ТК РФ). Поэтому если в трудовом договоре не прописан режим работы и отдыха дистанционного сотрудника (либо он отличен от режима, закрепленного правилами внутреннего трудового распорядка), то имеет смысл в договоре сделать оговорку, что работник подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, в части, не противоречащей условиям настоящего трудового договора.

 

«Сложность» № 6: увольнение дистанционного работника

Основания увольнения дистанционного работника по инициативе работодателя должны быть прописаны в трудовом договоре с ним (ст. 312.5 ТК РФ). Наряду с общими основаниями, предусмотренными ТК РФ, работодатель вправе предусмотреть и специфические основания. Например:

  • неоднократное (более трех раз) нарушение сроков представления отчетов о выполненной работе;
  • отсутствие связи с работником в течение рабочего дня (без уважительных причин),
  • отказ работника от использования в работе оборудования и программных средств, предоставленных (рекомендованных) работодателем,
  • невыполнение количественных критериев (невыполнение определенного объема продаж, числа звонков потенциальным клиентам, количества рекламных постов и т.д.),
  • и другие.

! Обратите внимание: При установлении дополнительных оснований для увольнения работодателю важно «не переусердствовать», а именно устанавливать только те основания, которые напрямую связаны с деловыми качествами работника, исполнением им трудовых обязанностей. Например, установление такого основания для увольнения, как «Трудовой договор может быть расторгнут по решению работодателя в случае приема на эту должность работника, рабочим местом для которого будет место нахождения работодателя» — является незаконным, так как ограничивает права дистанционного работника (ч. 2 ст. 3 ТК РФ). При увольнении по данному основанию работник вправе обратиться в суд с заявлением о восстановлении нарушенных прав, возмещении материального вреда и компенсации морального вреда. С высокой степенью вероятности суд удовлетворит его заявление.

В настоящее время дистанционные сотрудники – не роскошь, а необходимость. К тому же прием таких сотрудников позволяет работодателю значительно сэкономить на затратах по оборудованию и содержанию стационарных рабочих мест, на транспортных расходах по доставке сотрудников до работы и обратно и др. Поэтому избегать заключения трудовых договоров о дистанционной работе не стоит даже несмотря на некоторые трудности. Тем более что, как известно, кто предупрежден – тот вооружен.

 

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ
  2. Налоговый кодекс РФ
  3. Кодекс РФ об административных правонарушениях
  4. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
  5. Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»
  6. Письма Минфина России: от 12.05.2017 № 03-04-06/28634, от 04.08.2015 г. № 03-04-06/44849, от 04.08.2015 г. № 03-04-06/44852
  7. Письма Минтруда России: от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245, от 07.08.2015 г. № 17-3/В-410

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе Полезные сайты

 

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!