Практически у всех бывают периоды, когда времени катастрофически не хватает, а список незавершенных дел только растет. Очевидно, что главная причина кроется в недостаточно эффективном использовании своего времени, но как использовать его более эффективно? Максимально эффективно? Эти вопросы с каждым годом волнуют все большее число людей во всем мире, ведь жизнь ускоряется, и отставать от нее нельзя. Соответственно, растет и ассортимент предлагаемых решений: различные техники и системы тайм-менеджмента, мобильные приложения, интернет-сервисы, посвященные организации и управлению временем. Многие из этих «внешних» решений действительно могут помочь более рационально использовать временные ресурсы. Однако самое важное и действенное средство от нехватки времени находится не вне нас, а внутри – это наш образ мыслей и действий, наши привычки, наконец. Единственный человек, который может избавить вас от чрезмерной загруженности – это вы сами. Только вы можете определить, что важно именно для вас, каковы пределы ваших внутренних ресурсов, в какое время и в каких условиях вы работаете максимально продуктивно и т.д. В этой статье мы рассмотрим самые действенные «внутренние» аспекты эффективного управления временем.
Расширяйте горизонты планирования.
Стройте долгосрочные планы в соответствии со своими целями, а исходя из них краткосрочные планы на месяц, неделю и на каждый день. Именно в такой последовательности, а не в обратной. Люди, которые сконцентрированы на «здесь и сейчас», которые слишком заняты текущими делами, как правило, реализуют свои долгосрочные планы, если они имеются, по остаточному принципу. Повседневные рутинные дела занимают большую часть их времени, так что времени на «менее срочные», однако более важные в перспективе, дела просто не остается. Как результат – цели оказываются отложенными «в долгий ящик» и так в нем и остаются. Хотя, если разобраться, часть дел, которые мы привыкли выполнять каждый день, в итоге оказываются не так уж важны, именно поэтому…
Спрашивайте себя: «действительно ли это важно для меня?»
Постройте список регулярных дел и занятий, которые вы выполняете каждый день. По каждому пункту списка ответьте на вопрос: «действительно ли важно сделать это?». Вполне вероятно, что существенное количество ежедневных дел не являются необходимыми, и вы выполняете их машинально или по привычке. Устраните из своей жизни как можно больше «привычных» дел, так вы сможете высвободить время, чтобы быть более эффективным, когда это действительно необходимо.
«Перезагружайте» ваше расписание.
Иногда ответ на вопрос: «действительно ли это необходимо?», может звучать: «Да, но не сейчас». Составляя план на день, определите самую важную для вас задачу, которую нужно выполнить именно сегодня, сократите до минимума число второстепенных дел, которые могут помешать ее выполнению. Этот принцип целесообразно использовать и в случае, когда незапланированно появляется что-то важное: перезагрузите ваш план на день и расставьте приоритеты заново. Завершенные дела – это здорово, но завершенные важные дела – это то, что действительно имеет значение.
Расставляйте приоритеты.
Какие у вас приорите
ты на месяц? Неделю? На сегодня? Поделите все задачи на категории в соответствии с вашими приоритетами, например, «важные», «средней значимости», «наименее важные». Названия и количество категорий может быть абсолютно любым, главное, чтобы вам было удобно их использовать. При составлении плана на определенный отрезок времени вносите в него задачи в порядке убывания их значимости, то есть наиболее приоритетные задачи должны располагаться первыми в плане. Таким образом, каждый раз начиная реализацию намеченных дел с первого пункта плана, вы со временем выработаете полезную привычку выполнять самые важные дела в первую очередь.
Следуйте своим биологическим часам.
У нас у всех разный ритм жизни, разные временные периоды активности. Кто-то с самого утра готов горы свернуть, кто-то предпочитает начать день неспешно. Некоторые люди предпочитают работать по ночам. Однако важно понять не только, как и когда вам нравится работать, но и когда вы наиболее продуктивны. То есть выполнение одной и той же задачи в разное время суток может занять разное количество времени. Например, вам нравится работать ночью, потому что тихо и никто не мешает, но после напряженного дня вряд ли «ночные» результаты работы будут лучшими. Экспериментируйте, чтобы отследить свои часы наибольшей продуктивности и используйте их по максимуму.
Пускайте мысли «на самотек».
Как показывают исследования, и это уже не новость, самые лучшие решения наш мозг принимает без нашего участия. После тщательного обдумывания какого-либо вопроса, сбора и анализа информации, дайте своему мозгу возможность «доделать» работу за вас. Переключите внимание на совершенно посторонний предмет, а еще лучше переключите мозговую деятельность в режим автопилота. Как? Займитесь домашними делами, сходите на прогулку, а самое эффективное – позанимайтесь спортом, например, устройте пробежку. Когда ваше тело выполняет действия на автомате, мозг тоже начинает работать соответственно. Вы, вероятно, удивитесь, но решения приходят в голову совершенно неожиданно, когда вы не прикладываете усилий, чтобы их сгенерировать. Такой подход позволит сэкономить время: вместо того, чтобы заставлять себя вновь и вновь решать одну и ту же задачу, не получая результата, вы сможете выполнить еще несколько дел и прийти в итоге к нужному решению.
Устанавливайте ограничения.
Никто из нас не может, да и не обязан быть доступным для других в режиме 24/7. Если вы чувствуете, что тратите слишком много времени на решение чужих проблем, примите меры. Установите определенные временные ограничения: время, когда вы начинаете и заканчиваете работу, время, которое вы посвящаете семье, в течение которого не принимаете рабочие звонки, когда заняты
личными делами и т.д. Сообщите об этих ограничениях тем людям, которых они касаются (друзьям, коллегам, родным). Помните, что другие люди не будут уважать ваше время до тех пор, пока вы сами не начнете относиться к нему с уважением.
Не бойтесь отказать.
Невозможно на все просьбы, поручения, задания и т.п. всегда отвечать утвердительно. Теоретически, конечно, можно, но по факту просто-напросто не хватит ресурсов, чтобы выполнить все взятые на себя обязательства. Поэтому давайте ответ исходя из ваших возможностей, из того времени, которое вы можете уделить удовлетворению чьей-либо просьбы без ущерба для выполнения своих собственных задач. В некоторых случаях просто необходимо ответить отказом, в некоторых можно сказать «нет, до тех пор, пока…» или «да, если…» и добавить условие, при котором вы готовы выполнить просьбу. Так вы оставляете за собой контроль над своим временем, самостоятельно решая, когда и на что его тратить.
Контролируйте отвлечения.
Большинство людей отвлекаются около 30 раз за 1 час. Телефонные звонки, смс-сообщения, электронная почта, офисные разговоры… список отвлекающих факторов можно продолжать до бесконечности. В итоге тратится дополнительное время, чтобы восстановить внимание, продолжить ход мыслей и вернуться к выполнению «брошенного» дела. Как выход, установите временные промежутки, в течение которых вы отключаете по возможности все внешние раздражители и концентрируетесь на решении своей задачи. Единственный способ не выбиваться из графика – работать по своему графику, а не по чужому.
Придерживаясь хотя бы этих несложных правил организации времени, вы сможете заметно повысить свою эффективность, избавиться от постоянной нехватки времени, а главное, сможете уделять больше времени тому, что важно именно для вас.
Источник: http://www.inc.com/
Какие правила организации своего времени Вы считаете наиболее эффективными? — поделитесь в комментариях к статье!