Учет представительских расходов: все официально

Представительские расходыИз статьи Вы узнаете:

1. Какие расходы можно учесть в составе представительских, а какие нельзя.

2. Как документально подтвердить представительские расходы.

3. В каком порядке представительские расходы отражаются в налоговом и в бухгалтерском учете.

 

Представительские расходы организации напрямую связаны с установлением и поддержанием деловых связей, поэтому их необходимость и значимость очевидны. С этим согласны и законодатели: в Налоговом кодексе РФ представительские расходы выделены как один из видов прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако вместе с тем указанный вид расходов является одним из самых противоречивых. Налогоплательщики всеми правдами и неправдами пытаются подвести под понятие представительских расходов затраты на самые различные мероприятия (не только официальные, но и развлекательные, спортивные и т.д.), а налоговики, со своей стороны, более пристрастно проверяют состав представительских расходов на предмет «лишних». Большое количество споров налоговых инспекций с налогоплательщиками, которые заканчивались в суде, связаны именно с правильностью включения расходов в состав представительских. Чтобы избежать таких проблем, в этой статье предлагаю разобраться, какие расходы можно уверенно учитывать как представительские и как их подтвердить, а в каких случаях нужно быть готовым отстаивать свою позицию перед проверяющими.

 

Какие расходы относятся к представительским

Определение представительских расходов, а также их перечень содержатся в п. 2 ст. 264 НК РФ. Согласно этой норме закона, к представительским относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:

  • представителей других организаций, с которыми проводятся переговоры в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества,
  • участников организации-налогоплательщика, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

Согласно разъяснениям Минфина РФ, затраты на переговоры с физическими лицами, которые являются фактическими или потенциальными клиентами, также можно включить в состав представительских, при условии, что такие переговоры носят официальный характер и направлены на развитие сотрудничества (Письма Минфина РФ от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351). А вот отнести к представительским расходы на проведение переговоров с представителями своих же филиалов и подразделений рискованно: суды, как и налоговые инспекции, такую позицию не поддерживают  (Постановление ФАС ВСО от 11.08.2006 № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1). Кроме того, не следует забывать, что расходы на проведение корпоративных мероприятий для своих сотрудников не являются представительскими. Исключением могут быть лишь случаи, когда на корпоративное мероприятие, не носящее развлекательного характера, приглашены представители других организаций (клиентов, деловых партнеров и т.д.), подробнее об этом Вы можете прочитать в статье «Корпоратив для сотрудников – учет для бухгалтера».

В качестве представительских расходов можно учесть следующие затраты:

1. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

Каких-либо ограничений по месту и времени проведения официального представительского приема Налоговый кодекс РФ не содержит. То есть переговоры могут проводиться как в рабочее, так во внерабочее время, и даже в выходные дни. Место проведения официальной встречи также может быть любым, например, рабочий офис, ресторан, бизнес-центр и т.д. Главное условие – официальный характер проводимого представительского мероприятия, который следует из подтверждающих документов.

! Обратите внимание: Запрещается учитывать в качестве представительских расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Поэтому стоит воздержаться от проведения «официальных» приемов в явно развлекательных местах: театре, боулинге, бильярдном клубе, сауне и т.д., тем более, если в них не предусмотрено ресторанное обслуживание, а также в санаториях, здравницах и т.п.

Однако даже проводя прием в «рискованном» месте, есть шанс доказать обоснованность расходов и правомерность их учета в качестве представительских, правда, уже в судебном порядке. В этом случае главным аргументом в защиту налогоплательщика являются подтверждающие документы, из которых следует официальный характер мероприятия и экономическая оправданность понесенных расходов. Например, в Постановлении ФАС МО от 03.09.2013 № А40-22927/12-107-106 суд признал, что расходы на проведение технического семинара на теплоходе с участием иностранной делегации являются обоснованными, и налогоплательщик правомерно учел их в составе представительских расходов.

Нередко представительский прием сопровождается дополнительными затратами, которые не относятся к представительским расходам:

  • оформление зала, приобретение призов, дипломов для представителей других организаций, например, для награждения лучших клиентов (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176);
  • подарки и сувениры, которые вручаются деловым партнерам в рамках официального приема (Письмо Минфина России от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136);
  • организация программы, которая не имеет отношения к официальной части приема, например, выступление приглашенных артистов (Письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

2. Расходы на транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

В соответствии с позицией Минфина, к расходам на транспортное обеспечение относятся затраты на организацию доставки участников непосредственно к месту проведения официального приема. Расходы на покупку авиа- или железнодорожных билетов участникам из других стран или городов, а также расходы на их доставку в гостиницу из аэропорта (вокзала), на проживание в гостинице, на оформление виз не могут быть учтены как представительские (Письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, Постановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11).

3. Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров.

В качестве представительских расходов могут быть учтены также расходы на покупку продуктов питания, предназначенных для официального завтрака, обеда или ужина, в том числе на покупку спиртных напитков (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Расходы на покупку чая, кофе, сахара, кондитерских изделий, которые предлагаются клиентам вне рамок официального мероприятия, например, в приемной во время ожидания и т.д., относить к представительским расходам достаточно рискованно (Письмо Минфина России от 24.11.2005 № 03-03-04/2/119).

4. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

 

Документальное подтверждение представительских расходов

Налоговый кодекс РФ не устанавливает четкого перечня документов, которыми налогоплательщики должны подтверждать представительские расходы. Согласно разъяснениям Минфина такими документами могут служить (Письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288):

— первичные документы, подтверждающие факт приобретения товаров, работ, услуг (договоры, акты выполненных работ, оказанных услуг, товарные накладные, товарные чеки и т.д.);

— документ, в котором устанавливается взаимосвязь между понесенными расходами и проведенным представительским мероприятием. В качестве такого документа можно составить отчет о проведенном мероприятии. Форму такого отчета налогоплательщики вправе разработать самостоятельно, соблюдая при этом требования к первичным документам, установленные в статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В отчете следует указать следующую информацию:

  • время и место проведения представительского мероприятия;
  • состав участников (представители других организаций и представители самой организации-налогоплательщика );
  • сумма расходов на организацию мероприятия;
  • итог мероприятия (заключение договоров и соглашений, разработка плана дальнейшего сотрудничества, установление доверительных отношений и т.д.).

Помимо отчета не лишним будет составить такие документы, как:

  • приказ руководителя о проведении представительского мероприятия, в котором указывается цель предстоящего мероприятия, устанавливаются ответственные лица;
  • смета расходов, где устанавливается перечень затрат на проведение мероприятия и их предельная величина.

Скачать Образец приказа о проведении представительского мероприятия

Скачать Образец сметы представительских расходов

Скачать Образец отчета о проведении представительского мероприятия

 

Налоговый учет представительских расходов

Налогоплательщики вправе принять к налоговому учету расходы, которые являются экономически обоснованными (то есть направлены на получение дохода) и подтверждены документально. В отношении представительских расходов эти два критерия мы уже рассмотрели. Теперь речь пойдет о порядке налогового учета представительских расходов.

Общая система налогообложения

Для расчета налога на прибыль представительские расходы подлежат нормированию: они включаются в состав прочих расходов в сумме, не превышающей 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проводилось представительское мероприятие. Следует учитывать, что расходы на оплату труда включают в себя не только заработную плату работникам, но и оплату по договорам гражданско-правового характера, затраты на обязательное страхование, дополнительные страховые взносы, добровольное медицинское страхование и т.д. (ст. 255 НК РФ). С увеличением совокупных затрат на оплату труда в течение года возрастает и величина норматива для принятия представительских расходов. То есть если часть представительских расходов, осуществленных, например, в первом квартале, превысила норматив и не была принята к налоговому учету, то в последующих отчетных периодах в течение года она может она может быть учтена при расчете налоговой базы.

«Входной» НДС по представительским расходам принимается к вычету только с той суммы затрат, которая учтена при расчете налога на прибыль, то есть с учетом норматива. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету.

Подробнее порядок налогового учета представительских расходов предлагаю рассмотреть на примере.

***

Пример.

Расходы ООО «Актив» на проведение представительского мероприятия в I квартале составили 23 600,00 руб. (в том числе НДС 3 600,00 руб.). Во IIквартале представительских расходов не было. Расходы на оплату труда в I квартале – 320 000,00 руб., во II квартале – 370 000,00 руб. Порядок налогового учета представительских расходов будет следующим:

в I квартале:

  • норматив для учета представительских расходов – 12 800,00 руб. (320 000,00 х 4%);
  • норматив меньше, чем полная сумма представительских расходов, поэтому к учету можно принять 12 800,00 руб.
  • НДС, подлежащий вычету – 2 304,00 руб. (12 800,00 х 18%).

в I полугодии:

  • норматив для учета представительских расходов – 27 600,00 руб. ((320 000,00 + 370 000,00) х 4%);
  • норматив больше, чем полная сумма представительских расходов, поэтому к учету может быть принята оставшаяся часть 7 200,00 руб. (23 600,00 – 3 600,00 – 12 800,00);
  • НДС, подлежащий вычету во II квартале – 1 296,00 руб. (7 200,00 х 18%).

***

Упрощенная система налогообложения

При УСН представительские расходы не учитываются в целях налогообложения, поскольку они не поименованы в закрытом перечне расходов, установленном статьей 346.16 НК РФ (Письмо Минфина от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22).

 

Бухгалтерский учет представительских расходов

В бухгалтерском учете, в отличие от налогового, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме. Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей.

Дебет счета

Кредит счета

Содержание операции

26 «Общехозяйственные расходы»
44 «Расходы на продажу»
60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»
Приняты к учету услуги (работы), относящиеся к представительским расходам
10 «Материалы» Списаны материальные ценности, использованные при проведении представительского мероприятия (например, продукты питания для буфетного обслуживания)
90-2 «Себестоимость продаж» 26 «Общехозяйственные расходы»
44 «Расходы на продажу»
Представительские расходы списаны на расходы по обычным видам деятельности
19 «НДС по приобретенным ценностям» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»
Отражен «НДС» по представительским расходам
68-НДС «Расчеты по налогам и сборам» 19 «НДС по приобретенным ценностям» «Входной» НДС по представительским расходам принят к вычету
91-2 «Прочие расходы» 19 «НДС по приобретенным ценностям» Списан на расходы «входной» НДС по представительским расходам, в части превысившей норматив по итогам года

 

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

 

Нормативная база

  1. Налоговый кодекс РФ
  2. Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
  3. Постановление ФАС ВСО от 11.08.2006 № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1
  4. Постановление ФАС МО от 03.09.2013 № А40-22927/12-107-106; от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11
  5. Письма Минфина РФ
  • от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149,
  • от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351,
  • от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176,
  • от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136,
  • от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796,
  • от 24.11.2005 № 03-03-04/2/119,
  • от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе Полезные сайты

 

К записи "Учет представительских расходов: все официально" 3 комментария
  1. Марат:

    День Добрый!Спасибо за статью!Все познавательно и доступно!У меня такой вопрос,подскажите программы для ведения бух.учета и не только для небольшого ИП.Раньше была 1С,но слишком трудная и дорогая.Сейчас использую Класс 365.Есть еще что нибудь по аналогии.Спасибо!

    • admin:

      Марат, добрый день! Рада, что статья оказалась Вам полезной.
      Я пользуюсь 1С, по поводу других программ — порекомендовать не могу. Однако сейчас действительно много различных программ и онлайн сервисов (достаточно просто ввести запрос в поисковике), каждый выбирает для себя оптимальную по соотношению цена/ функционал. При выборе советую почитать отзывы на форумах, а главное, сравнить возможности программы с потребностями Вашего бизнеса: особенности документооборота в зависимости от вида деятельности (торговля, услуги, строительство и т.д.), возможность ведения бухгалтерского учета (для ИП он не обязателен) и составления отчетности, кадровые документы, расчет з/п (если есть наемные работники), возможность обмена документами с банком-онлайн (если используете) и другие параметры, которые являются существенными именно для Вас. Если есть такая возможность, обязательно воспользуйтесь пробной версией программы и на практике оцените плюсы и минусы (в том числе техподдержку и отношение к клиентам).

  2. Юлия:

    Добрый день!
    Познакомилась со статьей «УЧЕТ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ: ВСЕ ОФИЦИАЛЬНО»
    Появился такой вопрос: могу я пустить чек (этот чек, но в нем только чего нет и продукты, и хоз. нужды (гель),и многое прочие?) Хотелось законно и основано. Поверьте это очень нужно. Подскажите, как правильно мне сделать, т.е. провести законно?

Оставить свой комментарий

Поиск
Бухгалтерский актив в Twitter — Присоединяйтесь!
Бухгалтерский актив в Google+

Посетите наши страницы в социальных сетях!

Google Plus.      Twitter.      RSS.
Вверх
© 2017    Копирование материалов сайта разрешено только при наличии активной ссылки   //    Войти